Comece por definir as responsabilidades
O controlo à distância baseia-se em regras, não em chamadas constantes ao diretor. Defina como são celebrados contratos, aprovadas despesas e alteradas condições comerciais. As decisões importantes devem ser aprovadas pelo proprietário.
Prepare relatórios de gestão
Um único sistema deve mostrar vendas, contas a receber, inventário, fluxos financeiros e compromissos próximos. Compare os resultados reais com o plano e registe os motivos dos desvios.
Separe as funções
Quando a mesma pessoa aprova, paga e verifica as próprias decisões, o controlo fica fragilizado. A distribuição de funções e as verificações em vários níveis fazem parte da estrutura operacional.
Mantenha o acesso à informação
O proprietário precisa de acesso acordado a relatórios e documentos, e a empresa precisa de regras para guardar a informação comercial. Os contactos dos clientes, o histórico de negociações e os contratos devem permanecer no sistema da empresa quando há mudanças na equipa.
Analise o sistema como um todo
Os documentos jurídicos, as finanças e as operações diárias devem funcionar em conjunto. A RUAfrica reúne estas funções numa representação operacional local e estabelece relatórios transparentes para o proprietário.