ابدؤوا بتحديد الصلاحيات
تقوم الرقابة عن بُعد على قواعد واضحة، لا على الاتصالات المستمرة بالمدير. حددوا إجراءات إبرام العقود واعتماد النفقات وتغيير الشروط التجارية. واجعلوا القرارات الجوهرية خاضعة لموافقة المالك.
أنشئوا تقريراً إدارياً
ينبغي أن تعرض منظومة واحدة المبيعات والذمم المدينة ومخزون البضائع وحركة الأموال والالتزامات القريبة. قارنوا النتائج الفعلية بالخطة وسجلوا أسباب الانحرافات.
افصلوا بين المهام
يضعف نظام الرقابة عندما يوافق الموظف نفسه على قراره وينفذه ويدققه. فتوزيع الأدوار والمراجعة متعددة المستويات جزء من بنية التشغيل.
حافظوا على الوصول إلى المعلومات
يحتاج المالك إلى صلاحية متفق عليها للاطلاع على التقارير والوثائق، وتحتاج الشركة إلى قواعد لحفظ معلومات العمل. يجب أن تبقى بيانات العملاء وسجل المفاوضات والعقود ضمن منظومة الشركة عند تغيير الموظفين.
انظروا إلى المنظومة كاملة
ينبغي أن تدعم الوثائق القانونية والمالية والعمليات اليومية بعضها بعضاً. تجمع RUAfrica هذه الوظائف في تمثيل تشغيلي محلي وتوفر تقارير واضحة للمالك.